Этикет > Деловой этикет > ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ. > "Общественные мероприятия" на работе: собрания, совещания и т. п

"Общественные мероприятия" на работе: собрания, совещания и т. п

Разумеется, количество всякого рода совещаний, собраний с участием большого числа людей в учреждениях и организациях с момента распада СССР заметно уменьшилось. И уж едва ли эти мероприятия распространены в сфере бизнеса. Ведь существуют электронные средства связи, да и время на самом деле - деньги.
Встречу или собрание следует созывать только в том случае, если оно имеет ясную цель. Если она присутствует, то проводите собрание с учетом следующих правил.

Прежде всего необходимо тщательно продумать заранее, когда проводить собрание или совещание. Если существует вероятность, что эта встреча затянется, не планируйте ее на вечер или будьте готовы перенести ее окончание на следующий день. Нежелательно проводить собрания накануне выходных и тем более праздников: это будет непродуктивно. Участники мероприятия не должны никуда спешить.
Подготовьте заранее повестку дня и старайтесь неукоснительно ее соблюдать. Проинформируйте заранее участников совещания о причине созыва: своих сотрудников - за две недели, гостей - за четыре. Обзвоните всех приглашенных за неделю до встречи, чтобы напомнить им о времени встречи, ее месте и дате. На собрание следует приглашать только людей, непосредственно занимающихся тем вопросом, которому посвящено собрание, и любых необходимых экспертов. Но число пригашенных должно быть разумным.

Предварительно распределите повестку дня, предусмотрев несколько лишних экземпляров повестки собрания для тех, кто забыл свои записи. Готовьте все относящиеся к делу материалы, которые будут обсуждаться и изучаться.
Организаторы собраний не обязаны ждать, пока все участники соберутся - это было бы неучтивостью по отношению к тем, кто соблюдает профессиональную этику, приходя вовремя.

Чтобы собрание прошло `гладко`, используйте некоторые рекомендации.
* Всегда представляйте тех, кто незнаком друг с другом.
* Укажите, кому где сесть и сообщите, можно ли курить.
* Насколько это возможно, отложите все звонки, предназначенные участникам встречи. Если она идет продолжительное время, надо сделать перерыв, чтобы приглашенные могли позвонить по телефону.
* Собрание проводит и руководит его работой председатель. Он - главное лицо, и от его характера и способностей зависит ход собрания.
* Если вы - председатель, то ведите собрание властно, но тактично и дипломатично. Умело прерывайте всякого, кто провоцирует ссоры, пытается обсуждать вопросы, которых нет в повестке дня.
* В конце собрания председатель должен поблагодарить всех присутствующих, особенно тех, кто выступил с предложениями, а также высказать благодарность тем, кто готовил собрание и участвовал в его проведении.

Поведение участников собрания определяет его продуктивность. Прежде всего, им следует приходить подготовленными и вовремя. Первое означает, что необходимо ознакомиться с повесткой дня, захватить с собой нужные материалы, обдумать вопросы, которые всем хотелось бы обсудить.

Этикетное поведение во время проведения собраний состоит из ряда правил.
* Представьтесь другим участникам. Если вы из другой фирмы, сообщите об этом.
* Садитесь самостоятельно только в том случае, если это собрание вашего отдела и у вас есть постоянное место. В противном случае председатель сам укажет вам, куда сесть.
* Сидите прямо.
* Не занимайтесь механическим `рукоделием`: не выпрямляйте скрепки, не делайте самолетики, не рисуйте рожицы и не играйте карандашами и ручками.
* Внимательно слушайте все то, о чем говорят.
* Задавайте вопросы, если что-то непонятно.
* Высказывайте свои соображения во время дискуссии кратко и выразительно.
* Собрание - не место для обсуждения собственных проблем.
* Уходя, поблагодарите председателя.
* Если вы представляете другую организацию, прощаясь, обменяйтесь рукопожатием. Теперь рассмотрим некоторые более узкие моменты этикета на собраниях. Первый касается одежды. Одеваться необходимо так, чтобы выказать уважение к себе, к своей профессии, к своему положению и компании, которую вы представляете.

Не спрашивайте о прохладительных напитках, но если их вам предложат, не отказывайтесь. Будьте аккуратны, чтобы не залить бумаги либо окружающих. Если вам нужно выйти, негромким голосом извинитесь (но помните, что стоит вам выйти, как вас тут же выберут). Таким же образом возвращайтесь.
Выступление на собрании или совещании также должно удовлетворять требованиям делового этикета. Если вас просят выступить, вы должны узнать, какова цель выступления. Если она вам не вполне ясна, попросите уточнить. Поинтересуйтесь, как будет оборудован зал для того, чтобы ваше выступление прошло максимально эффективно. Признак `моветона` (цурного тона) - обсуждать наглядный материал, который могут увидеть только несколько человек. Помимо этого, выступая перед аудиторией, вы должны установить визуальный контакт с присутствующими. Если вам требуется время на подготовку, попросите у председателя пять минут. Предварительно осведомитесь, кто будет отвечать на вопросы и вести дискуссию - вы (как выступающий по обсуждаемому вопросу) или председатель. Об этом следует оповестить собравшихся. Если отвечать должны вы, то `моветон` - брать председателю инициативу в свои руки.

Выясните, сколько времени отведено вам на ваше выступление. При превышении регламента председатель обязан напомнить об этом оратору. Очень большой `моветон` - затягивать собственное выступление и просить следующих ораторов сократить свои.