Этикет > Деловой этикет > Что должен знать ваш секретарь, разговаривая по телефону.

Что должен знать ваш секретарь, разговаривая по телефону.

В современной деловой практике секретарь играет очень заметную и важную роль. От эффективной работы секретаря во многом зависит работа руководителя фирмы, его имидж, а зачастую и имидж всей фирмы.

Как правило, секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует и докладывает поступившую почту, но и ведет дневник текущих дел, отвечает за ведение личной и деловой переписки руководителя.

Секретарь встречает деловых посетителей, следит за тем, чтобы переговоры проходили точно по графику. По сути дела это руководитель приемной, помощник руководителя. Не случайно в последнее время все чаще вместо слова `секретарь` упоминается `офис-менеджер`.

В отличие от широко распространенного мнения далеко не каждый может быть хорошим секретарем.

При подборе секретаря безусловно важны подтянутая внешность, безукоризненные манеры, умение четко и связно говорить, держать себя на людях, вести эффективный телефонный разговор, знание делопроизводства. Несомненно, что секретарь должен хорошо знать сотрудников фирмы, знать, где их можно найти.

В телефонных разговорах секретарь должен быть подчеркнуто деловит и краток. Ни в коем случае недопустимо ложно понимаемое секретарское панибратство с руководителем - выставляемая напоказ манера решать какие-либо вопросы без ведома руководителя.

Отвечая на телефонный звонок, секретарь должен выяснить имя и должность собеседника, суть дела, доложить о нем руководству или при необходимости переключить телефон на сотрудника, отвечающего за данное направление, чтобы тот смог проработать вопрос для дальнейшего доклада.

Секретарь должен четко представлять себе рабочий график начальника, ориентироваться в приоритетности различных вопросов. Если вы ждете какого-то важного звонка, то, переключая на секретаря телефон на время деловой встречи или переговоров, не забудьте предупредить об этом.

Секретарю следует избегать заявлений типа `Я не знаю`, `У нас никто этим не занимается`, `Начальника нет, и я не знаю, когда он будет`. Как правило, секретарь не сообщает собеседникам никаких сведений о здоровье, семейных делах или домашнем адресе и телефоне сотрудников, в том числе и косвенно (`Иванов пошел в поликлинику` или `Петрова ухаживает за больным ребенком`). Это следует учитывать и при разговоре по нескольким телефонам, когда абонент, ожидающий соединения, может услышать сведения, для него не предназначенные.

При приеме деловых партнеров, если руководитель занят и не может их принять немедленно, секретарь ненавязчиво должен предложить им сесть, просмотреть газеты или журналы. Если прием гостей затягивается, то уместно предложить им чай, кофе или воду.

Вполне уместно поинтересоваться заранее тем, будут ли гости пить чай или кофе во время переговоров.

Недопустимо, когда в присутствии деловых партнеров секретарь без дела слоняется по офису или болтает по телефону.

Во время переговоров обязанность секретаря проследить за тем, чтобы руководителя не беспокоили телефонные звонки. Требуется сообщить, что он занят на переговорах, попросить оставить контактный телефон и по окончании переговоров, доложив руководителю о поступивших звонках, соединить его с теми, с кем он хочет поговорить.

Секретарь, как правило, следит и за состоянием рабочего кабинета руководителя, за тем, чтобы письменный стол не был захламлен, чтобы всегда под рукой были ручки, карандаши, бумага. Если в кабинете есть цветы, то они должны быть свежими и привлекательными.

Излишне говорить, что рабочее место секретаря тоже должно быть в идеальном порядке.